Ehrenamtspauschale in der Vereinskasse: Fehler vermeiden

Der Trainer bekommt 250 Euro im Monat, die Platzwartin 80 Euro für den Winter, der Kassenprüfer eine kleine Anerkennung zum Jahresende – und im Kassenbuch steht das alles unter „Sonstige Ausgaben". Genau hier beginnt das Problem. Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale sind steuerlich privilegierte Zahlungen, aber nur, wenn sie sauber dokumentiert und richtig verbucht werden. Viele Vereine verschenken entweder Steuervorteile oder laufen in Nachzahlungsrisiken, weil die Buchhaltung die beiden Pauschalen vermischt oder Freibeträge doppelt ausschöpft.

Was Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale unterscheidet

In Deutschland gibt es zwei getrennte steuerliche Freibeträge für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Verein:

• Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): gilt für pädagogische, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten mit persönlichem Kontakt – klassisch Trainer, Chorleiterinnen, Übungsleiter, Betreuer. Der Freibetrag liegt bei 3.000 Euro pro Jahr.
• Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): gilt für alle anderen nebenberuflichen Tätigkeiten im ideellen Bereich, etwa Vorstandsarbeit, Platzwart, Kassenführung, Website-Pflege. Der Freibetrag liegt bei 840 Euro pro Jahr.

Beide Beträge werden gelegentlich vom Gesetzgeber angepasst. Prüft die aktuell gültigen Werte im Zweifel bei eurem Steuerberater oder Finanzamt, bevor ihr sie fest in die Vereinsordnung schreibt.

Wichtig: Eine Person kann nicht für dieselbe Tätigkeit beide Pauschalen gleichzeitig nutzen. Wer aber tatsächlich zwei unterschiedliche Aufgaben übernimmt – etwa als Übungsleiter UND als Kassenwart – kann theoretisch beide Freibeträge kombinieren. Das muss sauber getrennt vereinbart und dokumentiert sein, sonst hält das keiner Prüfung stand.

Diese Buchungsfehler kosten Vertrauen und Geld

1. Pauschale ohne schriftliche Vereinbarung zahlen. Ohne einen Vorstandsbeschluss oder eine Vergütungsordnung, die Tätigkeit, Höhe und Zahlungsrhythmus regelt, fehlt die Grundlage für die Steuerfreiheit. Im Zweifel gilt die Zahlung als normales Honorar.

2. Freibetrag pro Zahlung statt pro Person und Jahr prüfen. Der Freibetrag gilt pro Person und Kalenderjahr – unabhängig davon, wie viele Vereine jemanden beschäftigen. Zahlt jemand nebenbei noch bei einem zweiten Verein eine Pauschale, muss die Person selbst beide Zahlungen zusammenrechnen. Der Verein kann das nicht kontrollieren, sollte aber schriftlich darauf hinweisen.

3. Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale in einem Buchungskonto vermischen. Wer beide unter „Aufwandsentschädigungen" zusammenfasst, verliert bei der Kassenprüfung und im Fall einer Betriebsprüfung den Überblick, welcher Freibetrag wie ausgeschöpft ist.

4. Keine Nachweise über die tatsächliche Tätigkeit führen. Ein Finanzamt kann verlangen, dass die Tätigkeit plausibel gemacht wird – Trainingspläne, Anwesenheitslisten oder ein kurzer Tätigkeitsnachweis reichen meist.

5. Pauschale an Vorstandsmitglieder zahlen, ohne dass die Satzung das erlaubt. In vielen Vereinen ist die Vorstandstätigkeit laut Satzung ehrenamtlich und unentgeltlich. Eine Ehrenamtspauschale an ein Vorstandsmitglied setzt voraus, dass die Satzung Vergütungen ausdrücklich zulässt – sonst drohen zivilrechtliche und steuerliche Probleme.

Richtig verbuchen: Schritt für Schritt

1. Vergütungsordnung beschließen. Der Vorstand oder die Mitgliederversammlung legt fest, wer welche Pauschale in welcher Höhe erhält – am besten als eigenes Dokument, das jährlich überprüft wird.
2. Getrennte Buchungskonten anlegen. Ein Konto für Übungsleiterpauschalen, eines für Ehrenamtspauschalen. So lässt sich der Freibetrag pro Person am Jahresende leicht nachvollziehen.
3. Personenbezogene Übersicht führen. Eine einfache Tabelle mit Name, Tätigkeit, gezahltem Betrag pro Monat und Summe pro Jahr verhindert, dass jemand versehentlich über den Freibetrag kommt.
4. Auszahlung freigeben lassen. Auch Pauschalzahlungen sollten nicht an einer einzelnen Unterschrift hängen. Wer regelt, dass Auszahlungen erst nach Prüfung durch eine zweite Person freigegeben werden, reduziert Fehler und Missverständnisse deutlich – dazu gehört auch ein sauber gelebtes Vier-Augen-Prinzip bei Vereinszahlungen.
5. Am Jahresende dokumentieren. Die Summen pro Person gehören in die Anlage zur Kassenprüfung und – falls relevant – in die Unterlagen für die Lohnsteueranmeldung, wenn der Verein zusätzlich Lohnsteuer für andere Beschäftigte abführt.

Eine Vereinssoftware, die Buchungskonten, Personenübersicht und Freigabeprozess miteinander verknüpft, nimmt dem Kassierer hier viel manuelle Fehleranfälligkeit ab. Genau das ist einer der Bereiche, in denen sich digitale Vereinsverwaltung wie VereinsNext im Alltag auszahlt, weil Pauschalen nicht mehr in Excel-Tabellen parallel gepflegt werden müssen.

Schweiz und Österreich: andere Systematik, ähnliches Ziel

Die deutschen Pauschalen mit fixen Jahresfreibeträgen gibt es in dieser Form weder in der Schweiz noch in Österreich. Beide Länder kennen aber vergleichbare Konzepte:

Land	Regelung	Besonderheit
Deutschland	Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale nach EStG	feste Jahresfreibeträge, bundesweit einheitlich
Österreich	Freiwilligenpauschale (kleines/großes Pauschale)	Tages- und Jahresobergrenzen, je nach Tätigkeitsart
Schweiz	Pauschalspesen / echte Ehrenamtlichkeit	kantonal unterschiedlich geregelt, oft ohne feste Bundesgrenze

Wer Vereine in mehreren Ländern vergleicht oder einen grenznahen Verein führt, sollte diese Unterschiede nicht vermischen. In Österreich regelt die Vereinsrichtlinie des Finanzministeriums die Details, in der Schweiz entscheidet meist die kantonale Steuerverwaltung, ob eine Entschädigung als steuerfreie Auslagenersatz oder als steuerpflichtiges Einkommen gilt. In beiden Fällen lohnt sich vor der ersten Auszahlung ein kurzer Check bei der zuständigen Steuerbehörde oder einem spezialisierten Berater.

Checkliste für die Vereinskasse

• Gibt es eine schriftliche Vergütungsordnung mit Beschlussdatum?
• Sind Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale auf getrennten Konten gebucht?
• Führt ihr eine personenbezogene Jahresübersicht der gezahlten Beträge?
• Erlaubt die Satzung Vergütungen an Vorstandsmitglieder, falls relevant?
• Liegen Tätigkeitsnachweise (Trainingspläne, Protokolle) für die Prüfung bereit?
• Ist die Auszahlung an eine zweite Freigabe gebunden?

Das Wichtigste in Kürze

Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale sind wertvolle Instrumente, um Engagement fair zu vergüten, ohne Steuern und Sozialabgaben auszulösen – aber nur bei sauberer Dokumentation. Getrennte Buchungskonten, eine personenbezogene Jahresübersicht und eine schriftliche Vergütungsordnung sind der Kern einer rechtssicheren Praxis. In der Schweiz und in Österreich gelten andere Systematiken, die vor der ersten Zahlung geprüft werden sollten. Wer die Prozesse einmal sauber aufsetzt, spart sich bei der nächsten Kassenprüfung viele Rückfragen.